當屋崙 (奧克蘭) 市公共圖書館暫不需要使用會議室進行本館主辦或合辦的活動時，政策上允許團體或組織使用這些設施。若使用會議室會干擾本館的節目和活動時，則任何團體都無法取得批准。批准使用會議室並不表示本館支持任何團體或組織的目標、政策或活動。若在認為適當的情況下，本館有權撤銷先前發出的批准。會議應對公眾開放。
資格條件
- 可獲得圖書館會議室使用權的對象包括：屋崙 (奧克蘭) 市政府的部門、委員會、其他直接服務屋崙 (奧克蘭) 市民的政府單位、以及公共、私人和非營利性公民、文化、教育、政治、宗教和慈善團體及組織。民間營利事業也許能取得圖書館會議室的使用許可，但不准收取入場費和其他費用，或在會議中販賣產品。會議應對公眾開放。
- 本館可優先批准與本館或屋崙 (奧克蘭) 市相關的團體和組織使用會議室。團體的定義為 6 人以上。
- 會議室的設置並非供私人活動使用，如社交活動、政黨活動、追悼會、募款活動等。
規定和限制
4. 圖書館會議室負責人有使用會議室的管理權。申請表應送交給分館館員或排程負責人。本政策不保證會批准申請人所要求的設施或時間。本政策有權讓圖書館總館長 (Director of Library Services) 推翻圖書館設施使用申請的批准、否決或修改決定。
5. 會議室只能在總館或分館平常開館時間內使用。
6. 會議室的使用費是根據市議會通過的費率表訂定。若有任何額外成本或損壞，本館可能會收取合理補償。
7. 本館職員可能會參加任何在圖書館設施內舉行的會議（政府機關的合法行政會議除外）以確保沒有非法活動在圖書館場所內進行。從事非法活動者將立刻被驅逐。違反本政策的團體或個人日後在申請使用圖書館會議室時將被否決。
8. 本館可以設定合理的會議室使用規定，以確保公共或私人財物不因設施的使用而遭到損壞，並確保公眾的安全、福利和舒適不因設施的使用而被擾亂。
9. 團體和個人使用圖書館會議室時，應遵守任何特定時間可容納的室內人數規範。人數不可超過該設施所訂定和張貼的上限。會議室在使用後應恢復原狀，包括桌椅的陳設。
10. 圖書館場所內不准飲酒和吸煙。
11. 會議室必須在圖書館閉館時間前至少 15 分鐘清空及恢復原狀。
12. 任何使用圖書館會議室的商業、外部團體或組織均不得收取入場費，亦不得販賣產品或服務。例外情況如下：
13. a. 團體和組織可以進行慣例活動，例如向會員收取應繳費用或茶點費，但不可募款。
b. 為了圖書館節目和活動而組成的團體和組織，可以使用圖書館設施來募款支持圖書館。在這類情況下，須證明已收到市行政長辦公室 (Office of the City Administrator) 核發的「慈善募款許可」(Charitable Solicitation Permit)。該辦公室電話為 238-3294。
c. 僅限圖書館主辦的節目和活動：可以銷售特邀講者的著作，但需經事先批准。在所有情況下，均應由該講者的代理人負責收款，而非圖書館工作人員。
14. 除了本館主辦或合辦的活動外，所有使用圖書館會議室的團體和組織應自行安排和提供所需的特別設備。
15. 若會議或活動由外部團體或組織主辦，其宣傳公告必須包含以下免責聲明：「屋崙 (奧克蘭) 市公共圖書館不倡導或不支持此會議或會議室使用者的觀點。」在發放會議宣傳公告或傳單前，必須先向負責會議室的圖書館員工出示並取得批准（簽具姓名縮寫）。
16. 若未遵守這些條件，可能喪失未來使用任何圖書館設施的權利。
申請使用會議室
17. 書面申請表必須在使用前兩星期向負責會議室的圖書館職員提出。本館在審核是否准予使用會議室時，若對團體或組織的資格條件有疑問，可能會要求審查該團體的組織章程。所有申請表都是公開文件，可應要求在圖書館的設施內供人查閱。
18. 費用必須在申請時繳交。收到費用和申請表並批准後，預約才算最終確認。
19. 預約時需指定使用時間，並需包含佈置和拆卸佈置所需時間。超時會另外收費。
20. 會議室不提供退費。
21. 本館可批准團體或組織在一段時間內使用會議室舉辦多場會議；期限不超過連續三個月。如欲申請續期，可在目前使用期間內隨時提交續期申請表。先前用過會議室不代表申請人仍有權使用。此限制不適用於圖書館的活動，亦不適用於其他任何市政府部門或直接服務屋崙 (奧克蘭) 市民的政府單位。
22. 本館保留權利在因應圖書館作業需要或圖書館使用者首要需求的情況下，撤銷或修改會議室使用許可，或修改會議室使用條件。申請被否決的原因可能包括：空檔狀況、使用頻率、有其他團體和組織申請、申請活動與本館的主要用途有衝突，或不符合本會議室政策中的任何規範。
23. 針對會議室申請的否決、批准或修改決定，申請人或任何受此影響的人士，均可向圖書館總館長提交書面上訴；圖書館總館長的決定將是最終決定。
24. 圖書館總館長可授權附加其他符合本政策、且有助於本政策實施的條件。
修訂日期：3/9/01；8/4/05；5/25/11；7/25/14
