Es política de la Biblioteca Pública de Oakland permitir el uso de sus salas de reuniones para grupos y organizaciones cuando no se necesitan las instalaciones para realizar actividades patrocinadas total o parcialmente por la Biblioteca. A ningún grupo se le permitirá el uso de las salas si ese uso interrumpe los programas y las actividades de la Biblioteca. El permiso para usar las salas no implica el respaldo de la Biblioteca a los objetivos, las políticas o las actividades de ningún grupo u organización. La biblioteca se reserva el derecho de revocar el permiso otorgado previamente si lo considera apropiado. Las reuniones están abiertas al público.
Elegibilidad
- El permiso para usar una sala de reuniones de la Biblioteca se puede otorgar a un departamento o comisión de la Ciudad de Oakland o a otra agencia gubernamental que atienda directamente a los residentes de Oakland, y a organizaciones o grupos sin fines de lucro, públicos y privados de carácter cívico, cultural, educativo, político, religioso y caritativo. Se puede permitir que las empresas privadas con fines de lucro utilicen la sala de reuniones de la Biblioteca, pero no se debe permitir cobrar por la admisión, cobrar tarifas ni vender artículos durante esas reuniones. Las reuniones están abiertas al público.
- La Biblioteca puede otorgar prioridad para el uso de sus salas de reuniones a grupos y organizaciones afiliadas a la Biblioteca o a Oakland. Un grupo se define como 6 o más personas.
- Las salas de reuniones no están diseñadas para ser utilizadas para eventos privados como eventos sociales, fiestas, servicios conmemorativos, eventos para recaudar fondos, etc.
Reglas y Restricciones
- El personal de la Biblioteca que está a cargo de la sala de reuniones tiene autoridad sobre el uso de la sala. Las solicitudes deben enviarse al bibliotecario de la sucursal o al coordinador de programación. Esta política no garantiza al solicitante la instalación ni el tiempo solicitado. Esta política reserva el derecho del Director de Servicios Bibliotecarios de anular una concesión, negación o modificación de permiso para usar las instalaciones de la Biblioteca.
- Las salas de reuniones están disponibles solo durante el horario comercial habitual de la Biblioteca Principal o de las sucursales.
- Las tarifas para el uso de las salas de reuniones se establecen de acuerdo con un programa de tarifas aprobado por el Concejo Municipal. La Biblioteca también puede cobrar un reembolso razonable por cualquier costo adicional o daño incurridos.
- La Biblioteca puede asistir a cualquier reunión que se celebre en sus instalaciones (excepto las sesiones ejecutivas legales de los órganos gubernamentales) para verificar que no se estén llevando a cabo actividades ilegales en las instalaciones de la Biblioteca. La actividad ilegal ocasionará el desalojo inmediato y la negación del uso futuro de las salas de reuniones de la Biblioteca por parte de los grupos o las personas que violen esta política.
- La Biblioteca puede imponer condiciones razonables para el uso de sus salas de reuniones para garantizar que la propiedad pública o privada no se vea afectada por medio del uso de sus instalaciones y para que no se altere la seguridad, el bienestar ni la comodidad del público.
- Los grupos y las organizaciones que utilicen las salas de reuniones de la Biblioteca deben cumplir con las normas relativas al número de personas autorizadas a ocupar una sala en un momento dado. Los números no deben exceder el límite prescrito y publicado en esa instalación. La sala deberá dejarse en el mismo estado en que se encontró, incluida la colocación de las sillas y mesas.
- No se permitirá tener bebidas alcohólicas ni fumar en las instalaciones de la Biblioteca.
- Las salas de reuniones deben quedar ordenadas y quedar libres al menos quince minutos antes del cierre de la biblioteca.
- Ninguna empresa, grupo externo u organización que utilice una sala de reuniones de la Biblioteca puede cobrar tarifas de admisión ni vender productos o servicios. Las excepciones incluyen lo siguiente:
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a. Los grupos y las organizaciones pueden realizar actividades habituales como cobrar cuotas a los miembros o recolectar dinero para refrigerios, pero no pueden solicitar donativos.
b. Los grupos y las organizaciones formados para apoyar los programas y las actividades de la Biblioteca pueden utilizar las instalaciones de la Biblioteca con fines de recaudación de fondos en apoyo a la Biblioteca. En esos casos, se requerirá prueba de haber recibido un Permiso de Petición de Fondos para Obras de Caridad de la Oficina del Administrador de la Ciudad, 238-3294.
c. Solo en los programas patrocinados por la biblioteca, se pueden ofrecer a la venta trabajos preaprobados por un presentador destacado. En todos los casos, su representante cobra el pago, no el personal de la biblioteca. - Con excepción de las actividades patrocinadas por la Biblioteca o de la Biblioteca, los grupos y las organizaciones que utilicen las salas de reuniones de la Biblioteca deben organizar y satisfacer sus propias necesidades de equipos especiales.
- Los avisos publicitarios que promocionen una reunión o un evento patrocinado por un grupo u organización externos deben incluir el siguiente aviso de descargo de responsabilidad: "La Biblioteca Pública de Oakland no defiende ni respalda los puntos de vista de las reuniones o de los usuarios de las salas de reuniones". Los avisos publicitarios o volantes que promocionen una reunión deben mostrarse al empleado de la biblioteca que está a cargo de la sala de reuniones para su aprobación (con sus iniciales), antes de la distribución.
- El incumplimiento de estas condiciones puede conllevar a la pérdida de privilegios futuros del uso de cualquier instalación de la Biblioteca.
Solicitud de Uso de la Sala de Reuniones
- Se debe presentar una solicitud por escrito al empleado de la Biblioteca que está a cargo de la sala de reuniones dos semanas antes de su uso. Si hay una pregunta sobre la elegibilidad de un grupo u organización para determinar el uso de la sala de reuniones, la Biblioteca puede solicitar examinar los estatutos de ese grupo. Todas las solicitudes son documentos públicos y deben estar disponibles para su inspección, en caso de que se soliciten, en las instalaciones de la Biblioteca.
- El pago debe hacerse al momento de la solicitud. Las reservaciones no son definitivas hasta que se hayan recibido y aprobado la tarifa y la solicitud.
- Las reservaciones se realizan por un tiempo específico, que incluye la instalación y el desmontaje. Se pueden cobrar tarifas adicionales.
- Los reembolsos del uso de las salas de reuniones no están disponibles.
- Se puede otorgar permiso a los grupos y las organizaciones que utilicen las salas de reuniones para reuniones múltiples por un período que no exceda los próximos tres meses consecutivos. Las solicitudes de renovación se pueden enviar en cualquier momento durante el uso actual. El uso previo de las salas de reuniones no da derecho a los solicitantes a un uso futuro. Esta restricción no se aplica a las funciones de la Biblioteca, ni a las de ningún otro departamento de la Ciudad o agencia gubernamental que atienda directamente a los residentes de Oakland.
- La Biblioteca se reserva el derecho de revocar o modificar el permiso de uso de sus salas de reuniones o de modificar las condiciones impuestas al uso de las salas, con el fin de adaptarse a las necesidades operativas de la Biblioteca o a las necesidades prioritarias de los usuarios de la Biblioteca. Las solicitudes pueden ser negadas en base a la disponibilidad de espacio, la frecuencia de uso o las solicitudes de espacio por parte de otros grupos y organizaciones, o por otras actividades que estén en conflicto con el propósito principal de la Biblioteca o con cualquier reglamento establecido en la Política de la Sala de Reuniones.
- La negación, concesión o modificación de una solicitud para el uso de la sala de reuniones puede ser apelada por escrito por el solicitante o por cualquier persona que se vea afectada negativamente por la decisión ante el Director de Servicios Bibliotecarios, cuya decisión será definitiva.
- El Director de Servicios Bibliotecarios puede autorizar reglas adicionales que sean consistentes con esta política y ayuden en su implementación.
Rev. 3/9/01; 8/4/05; 5/25/11; 7/25/14
